Wie ärgerlich! Erstens darf die Mail beim Empfänger noch nicht geöffnet worden sein.
Sobald eine Nachricht gelesen wurde, ist der Rückruf wirkungslos. E-Mail zurückrufen bei Outlook sorgt in diesem Fall dafür, dass ungelesene Kopien durch eine neue ersetzt werden.
So erhält der Empfänger direkt die richtige Version, ohne dass eine unvollständige Mail im Posteingang verbleibt.
Prüfen Sie vor dem Versand die Adressen der Empfänger, den Betreff sowie die Anhänge. Vielleicht hast Du Glück und kannst die E-Mail zurückrufen, bevor der Empfänger sie öffnet.
Wie das mit Microsoft Outlook funktionieren kann, erkläre ich Dir in dieser Anleitung. Gmail ermöglicht zwar, eine Nachricht unmittelbar nach dem Versand für wenige Sekunden zurückzuhalten, doch ein nachträglicher Rückruf ist dort nicht möglich.
Damit hebt sich Microsoft Outlook deutlich von anderen Anbietern ab.
Hier noch einmal die wichtigsten Punkte:
Schreib deine Fragen oder Erfahrungen gerne in die Kommentare!
Genießen Sie mehr als 70 Funktionen kostenlos. Danach öffnet sich ein separates Fenster, in dem Sie die Registerkarte Nachricht auswählen.
Dort klicken Sie im Menüband auf Aktionen und wählen Nachricht zurückrufen. Klicken Sie auf Kutools > Antworten > E-Mail-Rückrufprotokoll, wobei ein Dialogfeld den Status Ihrer Rückrufanfrage anzeigt.
Um das Rückrufen von Nachrichten vollständig zu vermeiden, verwenden Sie die Funktion Verzögertes Senden von E-Mails von Kutools für Outlook.
Sie stammt von der allgemeinen Adresse Office365Reports@microsoft.com und trägt vorne den Betreff „Rückrufbericht für Nachricht“.
Die E-Mail selbst enthält einen Link, der 7 Tage gültig ist. Es kann vorkommen, dass vertrauliche Informationen an den falschen Empfänger gehen oder ein Dokument fehlt.
Mit der Funktion E-Mail zurückrufen bei Outlook können solche Fehler in vielen Fällen rechtzeitig korrigiert werden.
Allerdings muss jedem klar sein, dass der Rückruf nur funktioniert, wenn der Empfänger die Nachricht noch nicht geöffnet hat.
Dort klicken Sie im Menüband auf Aktionen und wählen die Option Nachricht zurückrufen.
Nun können Sie festlegen, ob Sie ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen oder durch eine neue ersetzen möchten. Die Nachricht verfasst und versendet er wie üblich mit Outlook.
Doch versehentlich hat er im Betreff der Nachricht ein falsches Datum für den Termin angegeben.
Outlook bietet eine Funktion zum Rückruf dieser Nachricht, mit der Sie eine gesendete E-Mail unter bestimmten Bedingungen zurückziehen können. Öffnen Sie Ihren Ordner Gesendete Elemente und doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Laden Sie noch heute die kostenlose Version herunter und erkunden Sie sie!
Schritt 1.
Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie das funktioniert, warum es nicht immer gelingt und welche Alternativen sinnvoll sind.
Die Funktion E-Mail zurückrufen bei Outlook gehört zu den meistgenutzten Möglichkeiten, Fehler nach dem Versand einer Nachricht zu korrigieren.
Dabei können ungelesene Kopien einer Mail im Posteingang des Empfängers gelöscht oder durch eine neue Nachricht ersetzt werden.
Die Antwort lautet, dass die Funktion nur in einem eingeschränkten Rahmen zuverlässig funktioniert.
Solange die Mail noch nicht geöffnet wurde, besteht eine gute Chance. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, das Senden von E-Mails um 5, 10 oder 30 Sekunden oder sogar bis zu einer Minute zu verzögern, sodass Sie Zeit haben, Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor die E-Mail gesendet wird.
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Rückrufoptionen auswählen
Nun öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Optionen:
Wähle die passende Option aus und klicke auf „OK“.
So lassen sich Fehlerquellen minimieren und die Nutzung von Outlook effizient gestalten.
Die Funktion E-Mail zurückrufen bei Outlook ist ein hilfreiches Werkzeug, das in vielen Fällen verhindern kann, dass falsche oder unvollständige Nachrichten beim Empfänger landen.
Allerdings hängt ihr Erfolg von klaren Voraussetzungen ab.
Dort erhalten Sie detaillierte Anleitungen und Hilfestellungen, wie Sie mit der Funktion umgehen. Geht Dir das auch so?
Es würde also oft schon helfen, wenn die Nachricht nicht sofort verschickt wird, sondern erst ein paar Minuten später. Wenn die Nachricht ungelesen ist, kann sie erfolgreich zurückgerufen werden; falls sie jedoch bereits gelesen wurde, schlägt der Rückruf fehl.
Kutools für Outlook vereinfacht den Rückrufprozess und bietet eine benutzerfreundlichere und effektivere Alternative zur integrierten Funktion von Outlook.
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Sie ist ein hilfreiches Werkzeug, aber kein Ersatz für gründliches Prüfen vor dem Versand.
Neben dem einfachen Löschen ungelesener Kopien können Sie eine neue Nachricht erstellen, die die ursprüngliche ersetzt.
Diese Funktion ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie einen fehlenden Anhang hinzufügen oder den Betreff korrigieren müssen.
Das Postfach des Empfängers muss also kompatibel sein, sonst bleibt die ursprüngliche E-Mail bestehen.
Um eine Nachricht zurückzurufen, öffnen Sie den Ordner Gesendete Elemente und doppelklicken auf die betreffende Mail.
Es öffnet sich ein separates Fenster, in dem die Registerkarte Nachricht sichtbar ist.
Ein Klick darauf öffnet einen Statusbericht für den Nachrichtenrückruf im Browser. Jetzt herunterladen! Zweitens muss der Empfänger ebenfalls Microsoft Exchange oder Microsoft 365 nutzen. Dennoch müssen sich Nutzer bewusst sein, dass auch hier technische Grenzen gelten.
Wer Fehler vermeiden möchte, sollte einige einfache Regeln beachten.
Auch das kann man in der PC-Version von Outlook grundsätzlich einstellen, und zwar als Regel für alle gesendeten E-Mails definieren.
Weil der Nachrichtenrückruf innerhalb von Microsoft 365 und Exchange nicht immer zuverlässig funktioniert, habe ich noch einen weiteren Tipp für Dich.
Ein Tippfehler in der Anrede, ein fehlender Anhang, ein falsches Datum: Solche peinlichen Fehler fallen meist direkt auf, nachdem man die E-Mail abgesendet hat.
So verhindern Sie, dass eine gesendete E-Mail sofort das Postfach des Empfängers erreicht und Ihnen keine Korrektur mehr möglich ist.
Gerade im beruflichen Umfeld spielt die Möglichkeit, eine Mail zurückzurufen, eine wichtige Rolle. Dort auf der Seite findest Du die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Damit der Rückruf einer E-Mail in Outlook funktioniert, muss der Empfänger ebenfalls Microsoft Exchange oder Microsoft 365 verwenden. Je schneller du handelst, desto höher die Erfolgschancen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.
Hinweis: Die Rückruffunktion funktioniert nur, wenn der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat.